Conformité RH — Loi 25 volet employés et politiques TI-RH
Politiques internes, mandat RPP, télétravail, BYOD — coordonnés avec votre réalité TI.
La conformité RH est un accompagnement qui couvre le volet employés de la Loi 25, les politiques internes (télétravail, BYOD, confidentialité) et la désignation du responsable de la protection des renseignements personnels (RPP). Factero coordonne nos partenaires RH et notre équipe TI pour s'assurer que vos politiques tiennent compte de votre infrastructure réelle — pas seulement des exigences légales abstraites.
Le résultat : des politiques applicables, un mandat RPP documenté, un plan de formation et une conformité Loi 25 qui ne s'arrête pas à la théorie.
Pour qui ?
PME de 10 à 150 employés dont les politiques TI-RH n'ont pas suivi la croissance — pas de politique télétravail formelle, BYOD non encadré, obligations Loi 25 côté employés non couvertes.
Responsables RH ou gestionnaires nommés RPP sans support TI ni département RH structuré.
Organisations qui sortent d'un audit Factero avec des lacunes RH-TI identifiées.
Quand est-ce utile ?
Si vous vous reconnaissez dans l'une de ces situations, ce service est conçu pour vous.
- Vous devez désigner un RPP, documenter son mandat et mettre en place les procédures Loi 25 côté employés.
- Vos politiques RH sont absentes, désuètes ou incompatibles avec votre infrastructure TI réelle.
- Vous sortez d'un audit Factero et des lacunes politiques TI-RH ont été identifiées.
Qu'est-ce que vous obtenez ?
Loi 25 volet RH : politiques internes approuvées, plan de formation, charte de mandat RPP, procédures d'incident.
Politiques RH prêtes à déployer : télétravail, BYOD, confidentialité, code de conduite numérique, médias sociaux.
Cohérence vérifiée : politiques validées contre votre infrastructure TI réelle, pas des modèles génériques.
Un seul point de coordination — partenaires RH et équipe TI Factero échangent directement.
Livrables professionnels prêts à adopter — leur mise en application et leur adaptation à votre contexte spécifique relèvent de votre organisation.
Pas un bon fit ?
- Si votre besoin est un exercice d'équité salariale ou une étude de rémunération, le service Équité salariale sera plus adapté.
- Si votre besoin est un mandat Loi 27 complet (inventaire des outils TI, plan de conformité linguistique), le service Conformité Loi 27 sera plus adapté.
Comment fonctionne le processus ?
Une approche rigoureuse et transparente, étape par étape.
Loi 25 — volet RH
Les sanctions Loi 25 pour absence de politiques ou de procédures d'incident peuvent atteindre 25 M$ ou 4 % du chiffre d'affaires mondial — et elles s'appliquent aux données d'employés autant qu'aux données clients. Le mandat couvre les politiques internes, la formation du personnel, la charte de mandat RPP et les procédures de notification à la CAI. Durée typique : 3 à 6 semaines.
Loi 27 — Volet connexe
Si vos contrats de travail ou communications internes ne sont pas conformes à la Charte, votre organisation s'expose à des demandes de l'OQLF — ce qui est plus coûteux à corriger sous pression que de l'anticiper. Nos partenaires RH coordonnent ce volet avec l'équipe TI Factero. Pour un mandat Loi 27 complet, voir le service Conformité Loi 27.
Package de politiques RH
Une politique de BYOD absente peut transformer un appareil personnel perdu en incident Loi 25 à déclarer. Une politique de télétravail floue peut générer des réclamations CNESST en cas d'accident à domicile. Politiques adaptées à votre réalité : télétravail, utilisation des TI, BYOD, confidentialité, code de conduite numérique, médias sociaux. Durée typique : 3 à 5 semaines pour un package complet — quelques milliers de dollars pour des politiques qui limitent une exposition potentiellement bien plus coûteuse.
Coordination TI et RH
Deux mandataires séparés, c'est deux fois les réunions de cadrage, deux fois les livrables à réconcilier, et un responsable interne qui absorbe la coordination — un coût de gestion qui ne figure pas dans les honoraires mais qui est bien réel. Chaque politique rédigée par nos partenaires RH est validée par l'équipe TI Factero contre votre infrastructure réelle : politique de télétravail compatible avec votre VPN, encadrement BYOD aligné avec vos outils de gestion des appareils, obligations Loi 25 couvertes des deux côtés.
Foire aux questions
Les réponses aux questions que nos clients posent avant de nous contacter.
La Loi 25 s'applique-t-elle vraiment aux données d'employés?
Oui — la Loi 25 (L.P.R.P.S.P.) s'applique à toute information qui concerne une personne physique, y compris les employés. Les données de paie, les évaluations de performance, les dossiers de santé, les communications internes et les données de géolocalisation des véhicules sont tous visés. La désignation d'un RPP, les politiques de gestion et les procédures d'incident doivent couvrir ce volet autant que les données clients. Un incident impliquant des données d'employés — perte d'un portable non chiffré, accès non autorisé à un dossier de paie, courriel envoyé au mauvais destinataire — déclenche les mêmes obligations de notification à la CAI qu'un incident touchant les données clients. Factero coordonne la conformité entre le volet RH (politiques, formation, charte RPP) et le volet TI (systèmes, accès, mesures de protection) pour s'assurer que les obligations sont couvertes des deux côtés — sans zone grise entre vos départements.
Quelle est la différence avec le service Conformité Loi 25?
Le service Conformité Loi 25 couvre l'organisation au complet — ce service-ci cible spécifiquement le volet RH. La Conformité Loi 25 traite la gouvernance des données à l'échelle de l'organisation : systèmes TI, fournisseurs, registre d'incidents, cartographie des renseignements personnels, analyse des écarts, inventaire des tiers. Le service Conformité RH cible le volet employés : politiques internes (télétravail, BYOD, confidentialité, code de conduite numérique), désignation et charte de mandat du RPP, plan de formation du personnel, procédures de notification Loi 25 côté données d'employés. Les deux services peuvent être réalisés en parallèle ou séquentiellement — Factero coordonne les livrables pour qu'ils soient cohérents sans doublons. Beaucoup d'organisations font les deux ensemble, surtout si un audit a révélé des lacunes des deux côtés. L'appel découverte gratuit de 20 minutes permet de déterminer le bon séquencement selon votre situation et vos priorités.
Combien de temps prend la mise en place des politiques RH?
La durée dépend du nombre de politiques à produire et de l'état de votre documentation existante. Voici les durées typiques observées par Factero sur ses mandats RH :
— Politique unique (télétravail, BYOD ou confidentialité) : 1 à 2 semaines.
— Package complet de 5 à 6 politiques : 3 à 5 semaines.
— Volet RH complet Loi 25 (politiques + charte de mandat du RPP + plan de formation) : 3 à 6 semaines selon la taille de l'organisation.
Chaque politique passe par un cycle de cadrage, rédaction, révision client et livraison finale. Le cadrage initial — une rencontre de 60 à 90 minutes — permet de confirmer le périmètre et la durée exacte, qu'on inscrit dans la proposition. Si des politiques existent déjà, la révision est généralement plus rapide qu'une rédaction complète. L'appel découverte gratuit de 20 minutes permet de déterminer le bon format avant de s'engager.
Nos politiques existent déjà. Est-ce qu'on peut juste les faire réviser?
Oui — la révision de politiques existantes est un format de mandat courant et souvent plus efficace qu'une rédaction complète. Factero évalue chaque politique sur trois axes : validité légale (conformité Loi 25, Loi 27, équité salariale), cohérence avec votre infrastructure TI réelle (les politiques de BYOD qui ne tiennent pas compte de votre environnement Microsoft 365 ou de votre MDM sont inapplicables), et complétude (ce qui manque, ce qui est désuet, ce qui contredit d'autres politiques internes). Le livrable est un ensemble de politiques révisées, annotées avec les changements et justifications, prêtes à déployer. La révision inclut aussi une vérification croisée entre politiques — une politique de télétravail qui contredit la politique de confidentialité crée une zone grise exploitable. Durée typique : 2 à 3 semaines pour 3 à 5 politiques existantes à réviser, contre 3 à 5 semaines pour une rédaction complète.
Qui dans notre organisation doit être impliqué?
Deux interlocuteurs suffisent : la personne qui porte le chapeau RH et celle qui gère les systèmes TI. Côté RH, c'est souvent le directeur général, le directeur administratif ou le responsable RH désigné — dans les PME, c'est parfois la même personne qui cumule ces rôles. Côté TI, c'est le responsable interne ou votre fournisseur TI externe. Les deux n'ont pas besoin d'être disponibles en même temps : Factero structure les échanges pour minimiser la charge interne, avec des rencontres ciblées de 30 à 60 minutes plutôt que des ateliers longs. Pour la charte de mandat du RPP (responsable de la protection des renseignements personnels), une seule rencontre de cadrage suffit en général. Si votre organisation n'a pas de responsable TI, Factero peut interagir directement avec votre fournisseur TI — c'est un scénario fréquent dans les PME de moins de 50 employés. La charge totale côté client est généralement de 4 à 8 heures réparties sur toute la durée du mandat.
Est-ce que les politiques sont adaptées à notre secteur?
Oui — chaque politique est rédigée en fonction de votre secteur, de votre taille et de vos outils TI réels. Factero ne livre pas de modèles génériques téléchargés d'Internet. Une politique de télétravail pour une municipalité de 200 employés avec un environnement Microsoft 365 n'a rien en commun avec celle d'une PME manufacturière de 30 personnes utilisant un ERP on-premise. Le cadrage initial identifie les obligations Loi 25, Loi 27 et équité salariale applicables à votre situation spécifique — secteur municipal, OBNL, services professionnels, commerce de détail, manufacturier. Les politiques intègrent aussi les particularités de votre infrastructure TI : type de MDM, politique de BYOD, outils de collaboration, accès VPN. Pour une analyse exhaustive de toutes les obligations légales propres à votre secteur d'activité, un avocat spécialisé en droit du travail complétera utilement le mandat — Factero couvre le volet TI et gouvernance, pas le volet juridique.
Qui est responsable de l'application des politiques livrées?
Factero livre des politiques rédigées selon les bonnes pratiques et les obligations légales identifiées lors du cadrage — leur adoption et leur mise en application relèvent de votre organisation. Ce sont des livrables professionnels prêts à déployer : chaque politique inclut un résumé exécutif, les obligations légales couvertes (Loi 25, Loi 27, équité salariale selon le cas), et des instructions de mise en œuvre. L'adoption formelle, la communication aux employés, la formation initiale et les mises à jour au fil du temps sont de votre responsabilité. Factero peut accompagner le déploiement sur demande — présentation aux équipes, séance de formation, révision périodique — mais cet accompagnement fait l'objet d'un mandat distinct avec ses propres conditions. Si vous avez besoin d'un avis juridique sur la conformité d'une politique ou sur sa défendabilité devant un tribunal administratif, un avocat spécialisé en droit du travail sera plus adapté — Factero couvre le volet TI et gouvernance.
Services complémentaires
Conformité Loi 25 Conformité Loi 27 Équité salariale et rémunération Voir plusBesoin d'avancer sur ce sujet ?
Discutons de votre situation spécifique. Sans engagement, juste des conseils d'expert.