En bref : Exigences TGV appel d’offres : la clause impose que votre produit détienne, ou soit en voie d’obtenir, la certification du Bureau de certification de Santé Québec contre la grille de 382 critères en vigueur. Sans certification obtenue ni dossier déposé, votre soumission peut être jugée non conforme dès l’évaluation administrative.
Vous venez de recevoir un appel d’offres du réseau de la santé québécois, et une clause mentionne la certification TGV, la Trousse globale de vérification administrée par le Bureau de certification de Santé Québec. Vous n’avez ni le temps ni l’obligation de devenir expert en certification pour y répondre correctement. Vous devez comprendre ce que la clause exige réellement, ce qui est négociable et ce qui ne l’est pas, avant d’engager votre équipe des ventes dans une réponse.
Dans cet article
Exigences TGV appel d’offres : qu’est-ce que la clause exige exactement ?
Un donneur d’ouvrage qui écrit « le produit doit être certifié TGV » ou « le fournisseur doit détenir la certification TGV en vigueur » vous demande une chose précise : que votre produit ait obtenu, du Bureau de certification de Santé Québec, la certification contre la grille de vérification applicable. Nous décrivons cette grille et son fonctionnement dans notre guide C’est quoi la TGV ? Le guide pour la santé numérique.
Ce n’est pas une exigence décorative. La certification vise votre produit, dans sa version précise, et la décision de certifier appartient à Santé Québec, à personne d’autre. Le cadre complet de cette exigence est décrit dans l’orientation officielle du MSSS sur la certification TGV (publication 24-715-38W). Un appel d’offres qui pose cette exigence la pose parce que l’établissement qui l’a rédigée en a fait une condition d’acceptation du produit : sans certification obtenue ou démarche démontrée, la soumission ne répond pas à l’exigence exprimée.
La grille en vigueur depuis avril 2026 compte 382 critères répartis en 7 familles, de la sécurité à l’intelligence artificielle en passant par la protection des renseignements personnels. Un appel d’offres ne vous demandera jamais de démontrer chaque critère dans votre soumission : il vous demandera une preuve de certification, ou un état précis de votre démarche si vous n’êtes pas encore certifié.
Quelles formulations retrouve-t-on, et que veulent-elles dire ?
Les clauses TGV ne se ressemblent pas toutes. Voici les formulations les plus courantes et ce qu’elles impliquent concrètement pour votre soumission.
| Formulation dans l’appel d’offres | Ce qu’elle exige concrètement |
|---|---|
| « Le produit doit détenir la certification TGV en vigueur » | Certification obtenue avant le dépôt de la soumission. La preuve est généralement une attestation ou un numéro de certification. |
| « Le fournisseur doit être en démarche de certification TGV » | Dossier déposé auprès du Bureau de certification, démarche en cours. Un accusé de dépôt peut être exigé en pièce jointe. |
| « Le fournisseur s’engage à obtenir la certification TGV dans les [délai] suivant l’octroi » | Certification non obtenue au dépôt, acceptée sous condition contractuelle. Le délai devient une clause du contrat, pas une formalité. |
| « Le produit doit être conforme aux exigences de la TGV » | Formulation floue, à faire préciser par le donneur d’ouvrage avant de soumissionner : conformité déclarée ou certification formelle ? |
La quatrième ligne mérite un mot. Une clause imprécise n’est pas une invitation à interpréter à votre avantage. C’est un signal pour poser la question, par écrit, dans la période de questions-réponses de l’appel d’offres. Une réponse écrite du donneur d’ouvrage devient partie intégrante du processus et vous protège en cas de litige d’interprétation.
Votre soumission est-elle conforme si votre produit n’est pas encore certifié ?
Ça dépend entièrement de la formulation de la clause, pas de vos intentions. Trois situations distinctes appellent trois réponses différentes :
- Certification exigée au dépôt : si la clause l’exige en vigueur au moment du dépôt et que votre produit ne l’a pas, votre soumission risque d’être jugée non conforme à l’étape administrative, avant même l’évaluation technique. Aucune promesse de votre part ne remplace un document manquant.
- Démarche en cours acceptée : un dossier réellement déposé auprès du Bureau de certification change la donne. Nous détaillons ce que « déposé » signifie dans Certification TGV : les 5 étapes, du dépôt à la décision : le dépôt est une étape précise du processus, pas une intention annoncée sur votre site web.
- Engagement post-octroi accepté : le délai promis devient un engagement contractuel. Le promettre sans avoir évalué votre écart réel face aux 382 critères de la grille, c’est prendre un risque contractuel que peu de dirigeants mesurent avant de signer.
Dans les trois cas, le principe reste le même : personne, ni vous ni un accompagnateur externe, ne peut garantir une certification. C’est une obligation de moyens. Toute soumission qui laisse entendre le contraire s’expose plus qu’elle ne se protège.
Quelles questions poser au donneur d’ouvrage avant de soumissionner ?
Exigences TGV appel d’offres : une clause mal comprise coûte plus cher à corriger après le dépôt qu’avant. Cinq questions à poser, par écrit, dans la période de questions-réponses de l’appel d’offres.
- La certification doit-elle être obtenue au moment du dépôt, ou une démarche en cours est-elle acceptée avec preuve de dépôt ?
- Si un délai post-octroi est toléré, quelle est sa durée exacte, et quelles sont les conséquences contractuelles d’un dépassement ?
- La clause vise-t-elle la version de votre produit qui sera déployée, ou une version future annoncée dans votre soumission ?
- Le Bureau de certification de Santé Québec a-t-il déjà traité un dossier pour un produit comparable au vôtre, et le donneur d’ouvrage peut-il confirmer le format de preuve attendu ?
- Une attestation partielle, une lettre d’intention ou un accusé de dépôt sont-ils acceptés en pièce jointe à la soumission, ou seule l’attestation finale compte-t-elle ?
Ces questions ne signalent pas une faiblesse. Elles signalent que vous avez lu la clause au lieu de la survoler, ce que peu de fournisseurs font avant le dépôt.
Comment présenter votre état de préparation sans surpromettre ?
Exigences TGV appel d’offres : la tentation, sous pression d’échéance, est d’écrire « certification en cours » alors que rien n’a été déposé, ou « conforme à la TGV » sans distinguer conformité déclarée et certification obtenue. Cette imprécision se retourne contre vous au moment de la vérification des références ou de la signature du contrat.
Décrivez votre état réel, sans l’enjoliver ni le noircir. Si votre dossier est déposé, dites-le avec la date de dépôt. Si vous n’avez pas commencé, dites que vous évaluez actuellement votre écart face à la grille et donnez un échéancier réaliste, pas optimiste. Un donneur d’ouvrage qui reçoit une réponse honnête peut évaluer un risque. Un donneur d’ouvrage qui découvre après coup une réponse inexacte annule une soumission, parfois un contrat déjà signé.
Le calcul est simple : compter à rebours depuis la date de clôture de l’appel d’offres, pas depuis la date où vous aimeriez être prêts.
Que se passe-t-il si vous décrochez le contrat sans certification obtenue ?
Beaucoup de contrats du réseau qui tolèrent une démarche en cours au moment de l’octroi assortissent cette tolérance d’une clause de délai, parfois d’une clause suspensive. Le libellé exact varie d’un donneur d’ouvrage à l’autre : c’est une question à poser avant de signer, pas une hypothèse à formuler dans un article de blogue.
Ce qui reste constant, c’est le principe. Un engagement contractuel sur une date de certification vous engage vous, pas le Bureau de certification, qui ne travaille pas sur votre calendrier commercial. Le délai entre le dépôt d’un dossier et une décision dépend de la complexité de votre produit et de la qualité de votre dossier, deux variables sur lesquelles vous avez prise, et une troisième, le rythme de traitement du Bureau, sur laquelle vous n’en avez aucune.
Évaluer votre écart réel avant de vous engager sur un délai contractuel n’est pas une prudence excessive. C’est la différence entre un contrat que vous honorez et une pénalité que vous découvrez.
Par où commencer si vous venez de recevoir cet appel d’offres ?
Exigences TGV appel d’offres : trois gestes avant d’écrire une ligne de votre soumission.
- Isolez la clause TGV exacte, mot pour mot, et identifiez laquelle des formulations du tableau ci-dessus elle reproduit le plus fidèlement.
- Situez votre produit face à la grille de 382 critères : certifié, en démarche, ou non amorcé. Notre guide sur la certification TGV détaille le contenu de la grille et ses 7 familles de critères.
- Rédigez votre réponse à la clause en fonction de cet état réel, pas de l’échéance de l’appel d’offres.
Si le délai est serré et que l’écart vous semble incertain, une relecture externe de la clause et de votre état de préparation permet souvent d’éviter une soumission jugée non conforme pour une raison évitable. Vous pouvez faire relire vos exigences TGV lors d’un appel exploratoire avant de déposer votre soumission.
Pour aller plus loin avec Factero :
Foire aux questions
Ma solution doit-elle être certifiée TGV même si l’appel d’offres ne le précise pas clairement ?
Oui, si elle touche à des renseignements de santé ou de services sociaux. Le MSSS impose la certification à tout produit qui collecte, conserve, utilise, modifie, communique ou détruit ce type de données, qui s’arrime à un actif informationnel qui le fait, ou qui sera déployé avec accès Web dans plus d’un établissement du réseau. Une clause silencieuse ne dispense pas de l’obligation si votre produit correspond à l’un de ces cas.
Qui paie les frais de certification TGV, le fournisseur ou l’établissement de santé ?
Le fournisseur. Le MSSS le précise sans ambiguïté : les coûts liés à la certification sont assumés par les fournisseurs de produits et services technologiques, pas par l’établissement qui lance l’appel d’offres. Ce coût s’ajoute à votre calcul de rentabilité du contrat, à budgéter avant le dépôt, pas après l’octroi.
La certification TGV obtenue pour une version antérieure de mon produit reste-t-elle valide pour ma soumission ?
Non, dans la plupart des cas. La certification vise une version précise de votre produit, pas la famille de produits au sens large. Une clause d’appel d’offres qui exige la certification du produit soumissionné regarde généralement la version qui sera réellement déployée chez l’établissement, pas celle qui a été certifiée plus tôt.
Une fois obtenue, la certification TGV reste-t-elle valide combien de temps ?
Cinq ans, avec reconduction tacite d’un an à chaque anniversaire si votre autodéclaration est acceptée par le Bureau de certification. Ce renouvellement n’est pas automatique : il suppose une autodéclaration déposée au moins 15 jours avant la date d’anniversaire et le respect des engagements pris à la certification, dont au moins un test d’intrusion par année.
Puis-je soumissionner en indiquant que la certification est « prévue » sans dossier déposé ?
Ça dépend strictement de la formulation de la clause. Certaines acceptent une intention documentée, d’autres exigent une preuve de dépôt réel auprès du Bureau de certification, pas seulement une déclaration d’intérêt. Relisez la clause au mot près et, en cas de doute, posez la question par écrit avant le dépôt de votre soumission.
