En bref : Le Bureau de certification de Santé Québec est l’entité qui administre la certification TGV : il reçoit le dossier déposé par le fournisseur, encadre la vérification externe de ce dossier et rend la décision finale de certifier ou non un produit destiné au réseau de la santé. Un fournisseur ne négocie pas cette décision, il la reçoit.
Si un contrat ou un appel d’offres vient de vous imposer une exigence citant Santé Québec sans que personne ne vous explique qui décide quoi, cet article répond à cette question précise. Pas au processus complet, à l’acteur.
Dans cet article
Le Bureau de certification de Santé Québec, c’est qui exactement ?
C’est l’unité qui administre le processus de certification TGV (Trousse globale de vérification) pour le réseau de la santé et des services sociaux du Québec. Le Bureau reçoit le dossier de certification, encadre la vérification externe qui suit et rend la décision au terme du processus.
Ce n’est pas un cabinet de consultants, ce n’est pas une firme privée, ce n’est pas un organisme d’accréditation externe. C’est l’autorité du réseau de la santé pour cette certification précise. Ni votre firme de vérification, ni un consultant qui vous accompagne n’a ce pouvoir de décision : ils préparent, appuient, structurent, mais la décision reste au Bureau.
Le cadre général de la TGV, celui qui définit le rôle du Bureau, est décrit dans l’orientation officielle du MSSS sur la certification TGV (publication 24-715-38W). C’est le document que nous citons dans tout ce que nous publions sur la TGV, parce que c’est la seule source qui fait autorité.
Le nom porte à confusion, alors autant le dire simplement. « Bureau » ne désigne pas un lieu physique où déposer une boîte de documents, c’est une fonction administrative, exercée dans le cadre du réseau de la santé et des services sociaux. Vous n’y allez pas, vous lui transmettez un dossier, généralement par voie électronique, selon les modalités précisées au moment du dépôt.
Le MSSS tient également une page consacrée à la certification des solutions numériques, distincte de l’orientation officielle, où les modalités pratiques du dépôt sont précisées. C’est un complément utile une fois que le principe de la démarche est compris.
Que dépose-t-on pour la certification Santé Québec d’un logiciel ?
Un dossier de certification qui démontre, critère par critère, la conformité de votre produit à la grille de vérification en vigueur. La grille actuelle compte 254 critères, organisée en volets qui couvrent différents aspects du produit, techniques et organisationnels.
Le dossier n’est pas une déclaration d’intention. Chaque critère appelle une preuve : une politique, une configuration technique, un résultat de test, une attestation. Le Bureau ne certifie pas une promesse, il certifie ce qui est démontré.
Ce dépôt vise toujours un produit précis, dans une version précise, jamais une entreprise dans son ensemble. Si vous exploitez trois produits destinés au réseau, chacun suit sa propre démarche auprès du Bureau, avec son propre dossier.
Deux erreurs reviennent souvent dans les dossiers qu’on nous montre après coup. La première : traiter la grille comme une liste à cocher rapidement, sans preuve tangible derrière chaque case. La seconde : attendre que le produit soit techniquement terminé avant de commencer à documenter, alors que la documentation prend presque toujours plus de temps que prévu. Un dossier solide se construit en parallèle du développement, pas après.
Qu’est-ce que le Bureau décide, concrètement ?
Le Bureau rend une décision de certification à la fin du processus, après que le dossier a franchi une vérification externe. Cette vérification est réalisée par une firme spécialisée distincte du fournisseur, qui évalue le produit selon les exigences de la grille en vigueur.
Le Bureau ne se limite pas à recevoir un rapport et à l’entériner. Il encadre la démarche du début à la fin : il précise les attentes au dépôt, il suit le déroulement de la vérification, il évalue le dossier final et il rend la décision. C’est un rôle d’arbitre autant que de guichet.
Un point à dire sans détour, parce que trop de fournisseurs l’apprennent trop tard. Personne d’autre que le Bureau ne peut garantir une certification. Un consultant peut renforcer un dossier, anticiper des questions, réduire les écarts. Aucun ne peut promettre l’issue, parce que la décision appartient à Santé Québec, et à personne d’autre. C’est une obligation de moyens, pas une obligation de résultat. Si quelqu’un vous promet la certification, c’est une raison de vous en méfier, pas une raison de vous rassurer.
Comment savoir si mon produit est visé par la certification Santé Québec ?
Voici les questions qui déterminent, dans la pratique, si votre produit relève du Bureau de certification et de la démarche TGV.
- Votre produit est-il un logiciel, une plateforme ou un service infonuagique destiné à être acheté, déployé ou utilisé par un établissement du réseau de la santé et des services sociaux du Québec ?
- Un appel d’offres ou un contrat en cours mentionne-t-il une exigence de certification TGV, explicitement ou en référence au Bureau de certification ?
- Votre produit touche-t-il, même indirectement, à des renseignements de santé ou à des données de patients ?
- Votre produit intègre-t-il une composante d’intelligence artificielle destinée au réseau de la santé ?
Une réponse affirmative à la première question suffit généralement à déclencher la question de la certification. Les suivantes aident à cerner l’ampleur de l’exercice. Si vous répondez oui à plusieurs, la démarche mérite d’être planifiée maintenant, pas au moment où l’appel d’offres l’exige.
Un cas mérite une mention à part : le sous-traitant technologique. Si votre entreprise fournit un composant, une infrastructure ou un service infonuagique qui héberge ou transporte des données de santé pour le compte d’un autre fournisseur, la question de la certification peut vous rejoindre indirectement, même si vous ne vendez rien directement au réseau. C’est une situation à clarifier avec votre client, pas à présumer réglée.
Le tableau suivant distingue deux réalités qu’on confond souvent en discussion : celle qui relève du Bureau de certification, et celle qui n’en relève pas.
| Situation | Le Bureau de certification est-il concerné ? |
|---|---|
| Logiciel de dossier patient destiné à un établissement québécois | Oui, dépôt de dossier requis |
| Plateforme infonuagique de télésanté vendue au réseau | Oui, dépôt de dossier requis |
| Outil interne, jamais vendu ni déployé au réseau de la santé | Non, la TGV ne s’applique pas |
| Produit vendu hors Québec uniquement | Non, la TGV est propre au Québec |
| Version majeure d’un produit déjà certifié | Oui, une mise à jour de la certification peut être exigée |
Le fait qu’un produit détienne déjà des certifications reconnues à l’international, comme ISO 27001 ou un rapport SOC 2, ne dispense pas du dépôt auprès du Bureau. Ces preuves peuvent appuyer certains critères de la grille, elles ne remplacent pas la démarche.
Le Bureau fait-il aussi la vérification technique ?
Non, et c’est une distinction que beaucoup de dirigeants ratent. Le Bureau administre et décide, il ne réalise pas lui-même la vérification externe du dossier. Cette vérification est confiée à une firme spécialisée distincte.
Cette vérification externe comprend un test d’intrusion, prérequis à l’obtention de la certification TGV pour tout produit ou service technologique qui utilise des données personnelles, de santé ou de services sociaux.
Le Bureau de certification et d’homologation (BCH) n’accepte que des prestataires indépendants spécialisés en cybersécurité et en protection des renseignements personnels : représentants légalement autorisés à exercer au Canada, personnel certifié en tests d’intrusion et soumis à une vérification des antécédents criminels, imputables des résultats même en cas de sous-traitance, capables de produire le rapport en français sans frais pour le BCH, et testant en production ou en environnement équivalent. La boîte blanche est acceptée dans tous les cas, la boîte grise seulement pour certains produits non sensibles sans déploiement provincial, la boîte noire n’est pas admise.
Concrètement, votre dossier suit un chemin en plusieurs étapes avant que le Bureau ne rende sa décision, notamment : préparation, dépôt, vérification externe, puis décision. Nous détaillons chacune de ces étapes dans Certification TGV : les 5 étapes, du dépôt à la décision.
Cette séparation des rôles n’est pas un détail administratif. Elle signifie que le Bureau reste l’arbitre neutre du dossier, indépendant de la firme qui a testé votre produit. C’est une garde-fou, pas une lourdeur bureaucratique.
Pour un fournisseur, ça veut dire deux relations distinctes à gérer en parallèle : celle avec la firme de vérification, technique et opérationnelle, et celle avec le Bureau, administrative et décisionnelle. Confondre les deux, ou espérer qu’une bonne relation avec l’une influence l’autre, c’est mal comprendre la mécanique du processus.
Que faire si mon produit est visé ?
Trois gestes, dans l’ordre, si vous concluez que votre produit relève du Bureau de certification.
- Lisez le guide de référence sur la TGV pour comprendre l’ensemble du processus, pas seulement le rôle du Bureau : C’est quoi la TGV ? Le guide pour la santé numérique. Le rôle du Bureau ne prend son sens que dans ce portrait complet.
- Procurez-vous la grille de critères en vigueur sur le site du MSSS et faites un premier passage honnête avec vos équipes : couvert, partiellement couvert, écart. Le Bureau évalue des preuves, pas des intentions.
- Décidez comment combler les écarts identifiés, à l’interne, accompagné, ou les deux, en fonction de votre échéance réelle. Si un appel d’offres a déjà une date de clôture, comptez à rebours à partir de cette date : le calendrier tranchera pour vous plus sûrement qu’une bonne intention.
Nous accompagnons des fournisseurs qui préparent un dossier destiné au Bureau de certification de Santé Québec, de la cartographie initiale des écarts jusqu’au dépôt. Notre rôle reste celui d’un guide local : structurer le dossier, documenter les preuves, coordonner la vérification externe. Vous validez, vous décidez, le Bureau tranche. Si votre produit est visé, vous pouvez planifier un appel exploratoire sur la certification TGV pour situer votre écart en trente minutes.
Pour aller plus loin avec Factero :
Foire aux questions
Le Bureau de certification de Santé Québec et le Bureau de certification et d’homologation (BCH), est-ce la même entité ?
Oui. L’orientation officielle du MSSS sur la certification TGV précise que la certification est réalisée par le Bureau de certification et d’homologation (BCH). « Bureau de certification » est la forme courte employée dans les communications courantes, « BCH » apparaît dans les documents techniques, notamment ceux qui encadrent les tests d’intrusion. Un fournisseur qui reçoit une correspondance signée BCH correspond avec le même Bureau que celui qui rend la décision de certification.
Combien coûte la certification TGV pour un fournisseur ?
Le coût standard fixé par Santé Québec pour le processus de certification TGV est de 15 000 $, taxes en sus, entièrement assumé par le fournisseur. Cette somme couvre l’étape de vérification externe et doit être payée dans les 30 jours suivant la facturation. Un fournisseur qui interrompt le processus avant sa fin peut tout de même devoir couvrir les frais déjà engagés par Santé Québec.
Combien de temps prend le processus de certification TGV, du dépôt à la décision ?
Le document d’orientation officiel du MSSS présente un scénario type d’environ 30 jours ouvrables entre le lancement de la vérification et la décision finale. Ce délai s’ajoute au temps de préparation du dossier par le fournisseur avant le dépôt, un point détaillé dans Certification TGV : les 5 étapes, du dépôt à la décision. Un dossier mal préparé rallonge la première étape, pas la seconde.
Un produit déjà certifié doit-il redéposer un dossier au Bureau chaque année ?
Non, mais la certification s’accompagne d’engagements annuels précis. Le fournisseur transmet au Bureau, au moins 15 jours avant la date anniversaire, une autodéclaration accompagnée des résultats d’au moins un test d’intrusion réalisé dans l’année par une firme indépendante. Les vulnérabilités se corrigent selon une échéance convenue avec le Bureau, une vulnérabilité critique exigeant un plan de mitigation en trois jours ouvrables. La certification reste valide cinq ans, avec reconduction tacite chaque année si ces engagements sont respectés.
Que se passe-t-il si mon produit est refusé à la certification TGV ?
Le Bureau transmet un avis écrit confirmant que le produit ne répond pas aux exigences. Le fournisseur peut redéposer une demande, à ses frais, après un délai minimal de trois mois, une fois les écarts corrigés. Un manquement aux engagements après certification peut aussi mener à une publication de non-conformité, une vérification ciblée ou un retrait de la certification. Il n’y a pas de mécanisme d’appel distinct : on corrige, puis on redépose.
Sources citées
- Page certification des solutions numériques — Santé Québec / MSSS
- Orientation — Certification TGV (MSSS, publication 24-715-38W)
- Tests d’intrusion ou tests de pénétration — orientation du Bureau de certification et d’homologation (BCH)
- Attestation de certification TGV — formulaire BC-D0001-01 (Bureau de certification, Santé Québec)
